Тайм-менеджмент Эйзенхауэра: как все успевать по жизни, как президент

Длинные праздники оставили неизгладимый след на трудоспособности. Многие из нас по-прежнему замотивированы лежать гусеничкой в пледе и смотреть Netflix, в то время как чувство тревоги сообщает: дела не ждут. Как справиться с тревогой, где найти волю встать и идти? Поможет эффективный тайм-менеджмент. Точнее, один из приемов, который называют матрицей Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Это способ, который придумал президент, чтобы хоть как-то разрулиться в послевоенной Америке, где дел было невпроворот. Суть метода — задачи делятся на четыре блока:

• срочные и важные;
• несрочные и важные;
• срочные, но неважные;
• неважные и несрочные.

Эйзенхауэр считается одним из самых эффективных президентов США, при этом во время своего президентства он много времени проводил за игрой в гольф и вообще выглядел довольным жизнью человеком, у которого нет проблем с балансом между личной жизнью и работой. В чем секрет? В том, что развлечения и отдых он тоже вносил в список дел, которые нужно сделать, — просто они шли не в списке срочных и важных, а пониже по приоритетам.

Вот как нужно правильно распределять дела по четырем группам

1.

Срочные и важные дела: здоровье, карьера, форс-мажоры

Ваша задача — сделать так, чтобы в этом квадрате было как можно меньше задач. Иначе вы не успеете все сделать, вам грозит эмоциональное выгорание — и переезд в четвертый квадрат (те самые несрочные и неважные дела вроде обновления френдленты). Срочные рабочие задачи, поездка к стоматологу, оплата счета — все, что нужно сделать, чтобы не было неприятностей.

2.

Несрочные и важные дела: саморазвитие должно быть регулярным!

Это приятный квадрат, который часто страдает из-за «срочного и важного». Изучение языков, работа с психотерапевтом, бег или тренажерный зал — все, что делает вас лучше в плане долгосрочных целей. Нельзя за одну сессию с психотерапевтом получить ответы на все вопросы и уйти лучшей версией себя. Нельзя выучить язык за неделю. Все это «долгострой», который повышает качество жизни или может улучшить карьеру. Однако долгострой часто страдает из-за наплыва кризисных ситуаций, выгорания и прочего срочного и важного. Поэтому главная задача — отстоять этот квадрат! Чтобы в нем регулярно были закрыты важные для вас дела, которые повторяются каждую неделю. Это снижает уровень стресса и дает силы двигаться вперед.

3.

Срочные, но неважные: ответить на все рабочие письма и не умереть от раздражения

Один из самых раздражающих квадратов. Электронная почта, мессенджеры и даже посуда, которая укоризненно ждет, чтобы вы ее помыли еще со вчера. А вам нужно срочно выпить кофе, но чашек нет. Одним словом, неприятная рутина, которую нужно сделать вроде как срочно, но сама по себе она для вас лично и ваших целей не важна. Идеальный способ жить эту жизнь — делегировать задачи из третьего квадрата, пользоваться клинингом, службами доставки и купить наконец посудомоечную машину.

Более-менее реальный способ заниматься третьим квадратом, когда первые два уже закрыты. Это создает приятное впечатление: вы уже поработали над всеми горящими дедлайнами и получили удовольствие от текущих дел второго квадрата.

4.

Несрочные и неважные: пришло время скроллинга френдленты!

Да, к сожалению, просмотр нового сезона «Эйфории» попадает именно сюда. В четвертый пункт нужно вписать все, что мы называем «тупкой». Это дела, которые сжирают время, но мы их любим делать. Отменять эти дела нельзя, без них не будет счастья. Чем больше у вас дел в первом квадрате, тем сильнее вы измотаны, тем нужнее вам дела из четвертого списка. Цель — не забывать расслабляться, но при этом не застревать в этом секторе.

Как это вообще работает?

Если вас хватило на изображение квадратов и вы распределили дела по ним — то это уже неплохо. Во-первых, вы наглядно можете увидеть, как расставляете приоритеты, а во-вторых, сможете выстроить баланс между бесконечными срочными делами и важными для вас. Но самое главное в способе Эйзенхауэра — это наглядная расстановка приоритетов и понимание того, сколько вы действительно тратите времени на разные задачи.

Пример: вы получили приглашение на работу в письме. У вас есть работа, но тестовое задание сделать интересно. Это важно для вас и ваших целей? Вообще-то да. А это точно срочно? Если вы тревожны, то можно дважды спросить: точно-точно? Можем смело переносить в несрочные, но важные. Ваш партнер требует внимания? Это срочно или ему просто скучно? Это поможет вам достичь ваших целей? Вам вообще важны эти отношения? И в зависимости от ответа свидание с партнером можно вписать в четвертый квадрат (но конечно, еще непонятно, кто выиграет — новый сезон сериала или перспектива отношений). А вот если вы настроены завести прочные отношения и вам это требуется для вашего хорошего самочувствия и самооценки, то свидание может перейти даже в квадрат «срочно и важно».

Немного лайфхаков для эффективного тайм-менеджмента

В одном квадрате не должно быть больше восьми дел. Иначе вам не хватит суток, вы сгорите на работе, а горстка пепла — это очень грустно. Следите за вашими квадратами, хорошо набивать только второй квадрат — он про саморазвитие и все полезное. Четвертый квадрат не должен пустовать (даже если вы хотите быть очень-очень эффективным человеком). А несрочные, но важные дела не должны страдать от форс-мажоров. Ну и самое главное — это честность при распределении дел. Действительно ли многие задачи так важны, что стоит их складывать в первый квадрат? Можно ли отложить на послезавтра то, что надо сделать завтра? От чего стоит вообще отказаться?

Можете быть честными сами с собой? Значит, у вас все получится.