Проверю почту! Почему и как мы отвлекаемся и мешает ли это нашей работе
Большинство людей считают, что отвлекающие воздействия приходят извне, как уведомления на телефон. Но мы в своих исследованиях регулярно наблюдали непонятное явление: человек работает за компьютером и вдруг, без всякого видимого повода, перестает и открывает почту или берет в руки телефон.
Перед этим не происходило ничего, что могло бы его отвлечь. Вероятнее всего, причиной были мысль, воспоминание или привычка — внутренние стимулы. Судя по результатам, внутренние отвлекающие факторы срабатывают не реже внешних.
Отрывок из книги Глории Марк «Метавнимание. Как сохранять продуктивность и удерживать фокус в цифровой реальности»
Иногда мы сами не осознаем, как это происходит. Недавно, к примеру, я читала статью про искусственный интеллект и вдруг подумала, безопасно ли есть неорганическую клубнику. Этот вопрос меня не оставлял, я ввела в поисковой строке браузера «клубника пестициды» и надолго погрузилась в чтение (из-за противоречивых высказываний эта задача осталась незавершенной).
Многие участники говорили, что внутренние стимулы никак не связаны с работой. Порой в нее вмешиваются базовые потребности: одна студентка рассказывала, что, когда хочет есть, ищет в интернете рецепты.
Откуда берутся внутренние стимулы? Цзин Цзинь и Лора Дэббиш из Университета Карнеги — Меллона решили найти ответ и записывали за работающими людьми все их действия в течение часа, после чего опрашивали, почему они отвлекались.
Причины были самые разные: изменить обстановку для повышения продуктивности (допустим, закрыть окно, чтобы стало потише), заняться чем-нибудь менее скучным, найти информацию, что-то доделать или убить время (скажем, в ожидании ответа на письмо). Иногда люди вынуждены отвлекаться на текущие задачи: например, надо отправить письмо. Какие-то отвлекающие факторы могут войти в привычку: предположим, читать новости перед работой.
Отвлекающие факторы помогают снизить стресс, выпустить пар. Одна из наших участниц, Лея, оканчивала обучение в почти тридцатилетнем возрасте и одновременно работала в престижной компании, что требовало от нее дисциплинированности. Она жаловалась, что не может сосредоточиться и все время отвлекается на соцсети.
Подумав, она объяснила это тем, что мозгу при такой нагрузке иногда надо отдыхать. Лея переключается из сосредоточенности в машинальное внимание. Она тонко чувствует свой ритм внимания и уровень умственных ресурсов и знает, когда пора отвлечься. Но к задаче потом возвращаться, по ее словам, сложно.
Недавно мне пришлось искать квартиру для творческого отпуска в Нью-Йорке. Я отправила несколько запросов и частенько заглядывала в почту и на сайты недвижимости, хотя срочности никакой не было. Стресс предвкушения рос, и сосредоточиться на работе было сложно. Первый вариант подтвердили, но даже после бронирования я не могла успокоиться и не проверять почту. Привычка развивается от 18 до 254 дней, а у меня не прошло и восемнадцати.
Я привыкла отвлекаться, что подтверждается нашим с Виктором Гонзалесом исследованием 2005 года. Мы наблюдали тридцать шесть человек в трех разных компаниях по три дня, используя метод Фредерика Тейлора, описанный ранее.
Наблюдатели посекундно записывали активность сотрудников и отмечали отвлекающие факторы — внешние (люди, звонки, письма) и внутренние (без видимого стимула). Мы обнаружили, что они виновны в 40% случаев переключения внимания. В остальных случаях оно происходило после завершения задачи. К концу дня число отвлекающих факторов уменьшалось.
Что касается факторов, из них внешними были 56%, а внутренними — 44%. Мы подсчитали их количество в час. Нас интересовало, есть ли связь между внешними и внутренними факторами. И мы ее нашли: когда число внешних отвлекающих факторов в среднем за час снижалось, в следующий час также уменьшалось число внутренних отвлекающих факторов.
Когда число внешних отвлекающих факторов в среднем в час возрастало, то же самое происходило в следующий час с внутренними. Таким образом, количество внутренних отвлекающих факторов зависело от числа внешних. Складывалось впечатление, что при отсутствии внешних стимулов люди создают внутренние, чтобы отвлекаться в прежнем ритме, потому что уже привыкли к этому.
Когда вдруг подступает волна внешних стимулов, кажется, что с проселочной дороги вырулил на оживленное шоссе. Ехал себе спокойно, а теперь приходится лавировать между мотоциклистами и шашечниками. Поэтому надо быстро менять мышление, а то и цели.
Главная цель остается на первом месте, и ради ее достижения мы сохраняем внутренний контроль, одновременно выполняя промежуточные цели (например, излагая по корпоративному мессенджеру запрошенную информацию).
Из работы Зейгарник нам известно, что все невыполненные задачи, независимо от масштаба, запоминаются. Но главная цель рискует затеряться в мусоре остаточного внимания к невыполненным задачам.
Как вы помните из первой главы, чтобы вернуться к прерванной задаче, нужно заново настроиться на нее, вспомнить ее алгоритмы и цели. На это расходуются умственные ресурсы, которые разумнее было бы пустить на само выполнение этой задачи.
На восстановление ментальной модели задачи уходят время и силы. Остаточный эффект отвлекающих факторов остается в голове и мешает текущей работе. Естественно, к концу рабочего дня вы чувствуете себя выжатым как лимон.
Издержки отвлекающих факторов
В 2005 году я получала стипендию по программе Фулбрайта и жила в Берлине, на территории его бывшей западной части, а учиться ездила в бывшую восточную, на факультет психологии Университета Гумбольдта.
Берлинской стены не было уже шестнадцать лет, но на восточной стороне все осталось прежним: не было неоновых вывесок, а повсюду возвышалась сталинская архитектура. В западном Берлине прохожие щеголяли модными нарядами, а в восточном еще как будто стояли 1950-е. Поразительно, что именно здесь я изучала использование технологий XXI века и здесь же начался профессиональный путь Б. В. Зейгарник.
В лаборатории я измеряла издержки отвлекающих факторов — сколько времени они на самом деле отнимают от работы. Вместе со студенткой Даниэлой Гудит и постдокторантом Ульрихом Клоке мы воссоздали офисную обстановку, и сорок восемь участников должны были отвечать на письма на тему работы с персоналом.
Первая группа выполняла задания не отвлекаясь, вторую отвлекали вопросами по теме (звонками и сообщениями в мессенджере), а третью — вопросами не по теме (например, заказом еды для корпоративного пикника) аналогичными способами (звонками и сообщениями в мессенджере). Для подсчета издержек мы вычли время, потраченное на отвлекающие факторы, из общего времени выполнения задачи.
Результаты получились интересные: с любыми отвлекающими факторами участники быстрее выполняли задание, чем если их не отвлекали вообще. Отвлекавшиеся участники писали ответы на письма более сжато, но ни точность, ни вежливость от этого не страдали.
Вероятно, их подгоняла мысль о том, что они потратили время на разговоры. Рабочий день не бесконечен, и, если в 17:00 вам надо уходить (допустим, забрать ребенка из детского сада), вы работаете расторопнее, чтобы все успеть.
Кроме того, люди быстрее возвращались к работе, когда их отвлекали чаще, чем когда их отвлекали реже. В совокупности эти данные позволяют предположить, что чем больше отвлекающих факторов, тем быстрее и эффективнее люди работают.
Но мы недолго радовались этому открытию: оказалось, что издержки все-таки есть. Мы измерили умственную нагрузку и уровень стресса участников по шкале NASA, которая дает довольно точные результаты. Шкалу разработали в NASA для измерения умственной нагрузки сотрудников воздушных и космических служб и многократно проверяли задачами на кратковременную память, вычисления в уме и совмещение действий.
Значения шкалы — от очень маленьких до высоких. Измерения показали, что люди заметно больше устают, волнуются, тратят больше сил. Если отвлекаться ежедневно и целый день, ресурсы интенсивно расходуются, а уровень стресса растет — это высокая цена.
Как часто мы отвлекаемся
Электронная почта не всегда была таким активным отвлекающим фактором. В студенческие годы я получала одно-два письма в день, обычно с шуточками от друзей. В Университете Колумбии, где я училась, был компьютерный класс.
Мы с научным руководителем сидели за соседними компьютерами, но, чтобы его не отвлекать, я не обращалась к нему лично, а писала на почту. Ответ он обычно дополнял устными комментариями. Но с тех пор все изменилось.
Теперь электронная почта — главный отвлекающий фактор, как внешний, так и внутренний. Мы решили выяснить, как часто люди отвлекаются на почту. В первом исследовании мы изучали компьютерные логи тридцати двух человек за пять дней. В среднем они проверяли почту семьдесят четыре раза в день.
Через год мы провели аналогичное исследование с сорока участниками и логами за двадцать дней, и средний результат получился семьдесят семь раз в день. Один особенно упорный проверял почту 374 раза в день.
Мы также смогли определить, внешним или внутренним стимулом была проверка почты (по наличию звукового уведомления). Большинство участников (41%) проверяли почту по собственной инициативе, а 31% — получив уведомление. У оставшихся 28% уведомления были включены, но они проверяли почту не по сигналу, а когда хотели.
Иногда проверка почты осуществлялась без ущерба для текущей задачи, например в перерыве или с утра. Тем не менее мы сделали вывод, что люди часто проверяют почту, и преимущественно по своей инициативе. Подозрения, что почта стала главным отвлекающим фактором, подтвердились научно.
Но, конечно, есть и другие внешние факторы: чаще всего это соцсети. В 2016 году, когда проводилось исследование, 68% взрослого населения США были пользователями соцсетей, но в 2018 году вперед вышел YouTube с 73%.
Анализируя логи за пять дней, мы подсчитали, что в среднем люди заходят в соцсети 38 раз в день, а один отличился — целых 264 раза! Одно посещение длилось в среднем восемнадцать секунд — все равно что перекусить по-быстрому.
Спасение от зомби-писем
В 2010 году The New York Times сравнила электронные письма с зомби: их убиваешь (удаляешь), а они все лезут и лезут. Я задумалась, не поможет ли отключение почты лучше сосредоточиться при работе с цифровыми медиа.
Что, если убить сразу всех зомби? Я шесть лет искала компанию, которая согласилась бы на такое, и в конце концов нашла научно-исследовательскую организацию, руководство которой тоже подозревало, что почта мешает продуктивности.
Разрешение на исследование я получила случайно. Меня пригласили прочитать там лекцию и на месте предложили рассказать о своем исследовании. Исполнительный комитет собрался в переговорной комнате за длинным столом, во главе которого стояла я — на фоне экрана для проектора. Напротив меня восседал директор, бывший военный, а по бокам — главы отделов. Все они смотрели директору в рот, и было очевидно, что решение принимает он.
Пока я говорила, директор (а вслед за ним и остальные) начал отрицательно качать головой. Цепляясь за соломинку, я выпалила, что в офисе как на войне: если боец погиб, подразделению надо уметь перестраиваться. Сможет ли коллектив перестроиться на новую коммуникацию без почты?
Пример сработал, и директор согласно кивнул; тут же закивали остальные. Меня, конечно, больше интересовало, как люди будут работать без почты. Увеличится ли продолжительность внимания? Снизится ли стресс?
Получив разрешение, мы с постдокторантом Стивеном Войдой сначала в течение трех дней наблюдали, как люди работают в привычных условиях. А с понедельника почту отключили на пять рабочих дней. Для измерения уровня физиологического стресса мы надели на участников пульсометры, чтобы измерять промежутки между ударами.
Если вариабельность пульса низкая, то есть промежутки почти равны, это говорит о стрессе, а высокая вариабельность — о том, что человек быстро приходит в норму. Например, вы отдыхаете и слышите внезапный звук — пульс учащается, но, когда вы понимаете, что ничего страшного, пульс быстро приходит в норму.
Не имея почты, участники могли неограниченно общаться лично и по телефону. По привычке все тыкались в почтовый клиент и перестали это делать только к пятому дню исследования. Продолжительность внимания без почты увеличилась — люди реже отвлекались.
Факт увеличения продолжительности внимания подтверждает, что почта действительно мешает работать. Но главное, в период ее отсутствия, по данным пульсометров, снизился стресс.
В личных беседах участники сравнивали, как им работается с почтой («портит жизнь», «нечему радоваться») и без нее («свобода», «можно работать в человеческом темпе»). Последнее мнение подсказало нам название для статьи: «Темп не диктуют электроны».
В социальном аспекте тоже были плюсы. Без почты люди чаще общались лично и, хотя можно было позвонить, предпочитали пройтись по офису или даже до соседнего здания. По словам сотрудников, общаться лично приятнее, чем по почте.
Руководители участников, сами не участвовавшие в исследовании, тоже начали вести себя иначе. Одна начальница стала раздражаться: утверждала, что люди вламываются в кабинет и «размахивают бумагами, как сумасшедшие».
Участник по имени Рич рассказал, что его начальник часто давал ему указания по почте, а без нее просто перестал это делать, хотя мог зайти и лично отдать распоряжения: офисы находились в одном коридоре.
Отношения между начальниками и подчиненными без почты слегка ухудшились, но директор был доволен результатами, в особенности тем, что сотрудники быстро перестроились.
В статье, опубликованной в 2012 году, мы рекомендовали пользоваться почтой не чаще двух-трех раз в день. Позже, в 2016 году, мы решили исследовать, снизится ли стресс, если читать письма реже, но помногу. К сожалению, нет, как выяснилось.
Исследование проводилось в центре исследований Microsoft с Мэри Червински, Шамси Икбалем, Полом Джонсом и Акане Сано в течение двадцати дней с участием сорока человек. Мы использовали логи и пульсометры и не обнаружили разницы в уровне стресса между теми, кто читал письма регулярно и редко, но помногу. З
ато на стресс однозначно влияет время: чем больше переписки, тем он выше, даже при условии равных рабочих условий. Несколькими годами позже мы с коллегами из Университета Калифорнии в Ирвайне повторили это исследование с участием шестидесяти трех человек и использованием тепловизора для измерения стресса.
Результаты оказались идентичными, а в придачу мы заметили, что невротики испытывают больше стресса, обрабатывая письма большими порциями.
Из этого следует, что без электронной почты выше сосредоточенность на работе, меньше расход умственных ресурсов, более спокойная обстановка, ниже стресс и чаще общение. Казалось бы, надо от нее отказаться. Но это равно отказу от коммуникации. Электронная почта представляет более широкую проблему, и решать ее надо на организационном и социальном уровнях (подробнее об этом — позже).
Гендерные различия в отвлекающих факторах
Как вы думаете, кто лучше справляется с отвлекающими факторами: женщины, мужчины или одинаково? Если вы считаете, что женщины, то угадали. По данным наших исследований, женщинам лучше удается совмещать разные аспекты работы, чем мужчинам.
Кроме того, их не так часто отвлекают и они реже отвлекаются сами. Женщины возвращаются к отложенной работе в тот же день в 87% случаев, а мужчины — в 81%. Напрашивается вывод, что женщины лучше сосредоточиваются и переносят отвлекающие факторы.
Когда я говорю об этом, обычно мне отвечают, что женщины, должно быть, эволюционно приспособлены к такому поведению, потому что чаще выполняли роль собирателей (хотя это и не доказано). Я же в своих толкованиях основываюсь на современных реалиях и мнении участников.
Женщины из нашей выборки говорили, что, чтобы быть на равных с мужчинами (особенно с точки зрения начальников), надо работать лучше, чем они.
Управление отвлекающими факторами
Говорят, что органический химик Август Кекуле придумал кольцевую форму молекулы бензола, увидев сон: змея свернулась кольцом, кусая себя за хвост. Это отличный пример того, как решение приходит само, когда дрейфуешь по течению своих мыслей.
Внимание — как фонарик, который светит то направленным, то рассеянным светом. Когда внимание рассеянное, мы можем заметить и обработать больше внешних стимулов. Йоширо Мията и Дон Норман назвали это состоянием обработки под воздействием внешних стимулов.
Оно позволяет следить за важными вещами, например за бюджетом, когда вы работаете над другой задачей. Рассеянное внимание к внутренним стимулам может привести нас к новым открытиям, как Кекуле.
Конечно, не обошлось без минусов, Мията и Норман предупреждают о них. Сосредоточившись на чем-либо, можно пропустить важную информацию извне. А рассеянное внимание к внешним стимулам может помешать выполнить текущую задачу. Надо быть гибче, искать баланс, адаптироваться под среду и ситуацию.
Самое лучшее — самостоятельно регулировать степень рассеяния. Учитесь управлять кинетическим вниманием, чтобы реагировать на важные стимулы, внешние и внутренние, не упуская из виду текущую задачу, и переключаться для восполнения умственных ресурсов. Управлять вниманием — значит концентрировать или рассеивать его луч в соответствии с задачей и эмоциональными потребностями. Не выпускайте фонарик из рук.
Как это сделать? В первую очередь полезно знать, что, отсеивая внешние отвлекающие факторы хотя бы частично, вы эффективнее работаете. В лабораторном эксперименте Дэниела Макфарлена участников разделили на две группы: одна могла контролировать отвлекающие факторы, а другая — нет.
Участники были участниками видеоигры (очень ответственной: надо было ловить падающих с крыш людей), а их отвлекали заданием найти пары геометрических фигур или цветов. Те участники, которые могли отказаться от задания, показали лучшие результаты.
Из эксперимента следует, что, самостоятельно принимая решение, отвлекаться или нет, люди эффективнее и продуктивнее работают. Целенаправленно переключая внимание, вы оптимально используете умственные ресурсы.
Подходящий момент для переключения внимания — это естественный перерыв в работе, — например, когда вы дописали главу и рассчитали бюджет. В перерыве умственные ресурсы почти не расходуются. В разгар работы активно функционирует память и отвлекаться особенно вредно для результата.
Это подтвердили в лабораторном эксперименте исследователи Петр Адамчук и Брайан Бейли из Университета Иллинойса. Если человека отвлекают после выполнения задания на поиск в интернете, монтаж и просмотр фильмов, он лучше работает и меньше раздражается, чем когда его отвлекают в случайные моменты.
Возьмите за привычку делать перерыв, когда в работе возникает естественная пауза, — скажем, когда вы дописали часть отчета. В таком случае будет проще снова вернуться к делам.
Есть способ сбросить напряжение, открытый сто лет назад Блумой Зейгарник. Напряжение прерванной работы никуда не девается, а накапливается и расходует ресурсы. Чтобы не нести стресс домой с работы, надо максимально снизить его к концу рабочего дня. Незавершенные задачи держатся в уме, и, чтобы разгрузить его, нужно трансформировать мысли в материальную форму.
Допустим, записать незаконченные дела в порядке приоритетов с комментарием о том, на какой они стадии и что делать дальше. Это следует сделать как можно скорее после того, как вы отвлеклись, в естественной паузе или в конце дня. Обязательно записывайте самое важное, иначе так и будете думать об этом, как писала Зейгарник. Это снизит напряжение.
Майкл Скаллин с коллегами из Университета Бэйлора провели интересный эксперимент, подтвердивший, что перенос воспоминаний о недоделанной задаче из головы на материальный носитель облегчает нам бремя.
Они пригласили пятьдесят семь человек переночевать в лаборатории. Первая группа участников перед сном записала информацию о незавершенных делах — что им надо сделать завтра и в последующие дни, а вторая — что успела закончить за этот и предыдущие дни. Участники из первой группы гораздо быстрее заснули.
Что интересно, чем подробнее был список недоделанного, тем быстрее наступал сон. Это можно объяснить эффектом Зейгарник: когда ложишься спать, незавершенные дела крутятся в голове и отгоняют сон. Почему же те, кто записал законченные дела, не могли заснуть? Скорее всего, им не давали покоя мысли о недоделанных задачах (о которых они не писали).
Отвлекающие факторы стали частью жизни в цифровую эпоху. Можно отгородиться от них, отключить уведомления и восстановить умственные ресурсы. Но сейчас работники, в особенности умственного труда, рискуют таким образом пропустить важную информацию.
Как сопротивляясь, так и поддаваясь отвлекающим факторам, вы расходуете необходимые для работы умственные ресурсы. В цифровую эпоху отвлекающие факторы преследуют нас повсюду: боты, всплывающие окна, уведомления, другие люди и наши собственные мысли. Еще Левин считал человека неотделимым от среды, которую называл жизненным пространством.
Сегодня его частью стал цифровой мир. Нам придется учиться сосуществовать с ним и управлять им. Мы вольны выбирать, когда сделать паузу в работе, переключать кинетическое внимание, как фонарик, и записывать информацию о незаконченных делах, чтобы снизить напряжение, описанное Зейгарник и Левином. Отвлекающие факторы неотъемлемы от современной жизни.
Фото: Shutterstock — Ilona Reny